Le décret n° 2023-1004 du 30 octobre 2023 est venu renforcer les informations à communiquer aux salariés lors de la formation du contrat de travail. Voici quelques éléments explicatifs sur cette réforme, applicable depuis le 1er novembre 2023, étant précisé que les informations à remettre aux salariés travaillant à l'étranger ne seront pas abordées dans cet article.

Informations à remettre aux salariés

Selon l'article L. 1221-5-1 du Code du travail, l'employeur est tenu de remettre au salarié les informations principales relatives à la relation de travail. Cette remise doit se faire par écrit.

L'article R. 1221-34 du Code du travail fixe la liste des 14 informations principales à remettre au salarié. Il s'agit des informations suivantes :

• 1° L'identité des parties à la relation de travail ;
• 2° Le lieu ou les lieux de travail et, si elle est distincte, l'adresse de l'employeur ;
• 3° L'intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d'emploi ;
• 4° La date d'embauche ;
• 5° Dans le cas d'une relation de travail à durée déterminée, la date de fin ou la durée prévue de celle-ci ;
• 6° Dans le cas du salarié temporaire mentionné à l'article L. 1251-1, l'identité de l'entreprise utilisatrice, lorsqu'elle est connue et aussitôt qu'elle l'est ;
• 7° Le cas échéant, la durée et les conditions de la période d'essai ;
• 8° Le droit à la formation assuré par l'employeur conformément à l'article L. 6321-1 ;
• 9° La durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou les modalités de calcul de cette durée ;
• 10° La procédure à observer par l'employeur et le salarié en cas de cessation de leur relation de travail ;
• 11° Les éléments constitutifs de la rémunération mentionnés à l'article L. 3221-3, indiqués séparément, y compris les majorations pour les heures supplémentaires, ainsi que la périodicité et les modalités de paiement de cette rémunération ;
• 12° La durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d'aménagement sur une autre période de référence lorsqu'il est fait application des dispositions des articles L. 3121-41 à L. 3121-47, les conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires, ainsi que, le cas échéant, toute modalité concernant les changements d'équipe en cas d'organisation du travail en équipes successives alternantes ;
• 13° Les conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l'entreprise ou l'établissement ;
• 14° Les régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié, la mention des contrats de protection sociale complémentaire dont les salariés bénéficient collectivement en application d'un accord collectif ou d'une décision unilatérale de l'employeur ainsi que, le cas échéant, les conditions d'ancienneté qui y sont attachées."

Délai de remise des informations

L'article R. 1221-35 du Code du travail distingue plusieurs délais en fonction des informations concernées :

• Délai de sept jours calendaires à compter de l'embauche pour communiquer au salarié les informations relatives à l'identité des parties, au lieu de travail, à l'intitulé du poste, à la date d'embauche, à la date du terme du contrat, à la période d'essai, à la rémunération et à la durée du travail.
• Délai d'un mois à compter de l'embauche pour communiquer au salarié les autres informations (identité de l'entreprise utilisatrice, droit à la formation, congé payé, procédure de cessation du contrat, conventions et accords collectifs applicables, régimes sociaux obligatoires).

Modalités de remise des informations

L'article R. 1221-39 du Code du travail précise que les informations doivent être adressées aux salariés sous format papier, par tout moyen conférant date certaine (soit en pratique par LRAR ou lettre remise en main propre contre décharge).

L'envoi sous format électronique (courriel) est également possible, à condition que le salarié ait un moyen d'y accéder, que les informations puissent être enregistrées et imprimées, et que l'employeur conserve un justificatif de la transmission ou de la réception de ces informations.

L'article R. 1221-35 du Code du travail distingue enfin deux modalités de remise des informations :

• Remise individuelle aux salariés pour les informations relatives à l'identité des parties, au lieu de travail, à l'intitulé du poste, à la date d'embauche, à la date du terme du contrat, à l'identité de l'entreprise utilisatrice et aux conventions et accords collectifs applicables.
• Simple renvoi aux textes légaux, réglementaires et conventionnels applicables pour les informations relatives à la période d'essai, au droit à la formation, au congé payé, à la procédure de cessation du contrat, à la rémunération, à la durée du travail et aux régimes sociaux obligatoires.

Que se passe-t-il en cas de modification des informations ?

L'article R. 1221-40 du Code du travail dispose qu'en cas de modification des informations remises au salarié, l'employeur doit remettre au salarié un document indiquant ces modifications, "dans les plus brefs délais", et "au plus tard à la date de prise d'effet de cette modification".

Et pour les salariés déjà présents dans les effectifs ?

Selon l'article 7 du décret, si un salarié n'a pas reçu toutes les informations précitées, il peut en demander communication à tout moment auprès de son employeur.

L'employeur est alors tenu d'y répondre dans les délais précédemment évoqués (7 jours calendaires ou 1 mois selon les informations concernées).

La sanction de l'employeur fautif

Selon l'article R. 1221-41 du Code du travail, le salarié qui n'a pas reçu les informations doit tout d'abord adresser une mise en demeure à son employeur de les lui communiquer ou de les compléter.

Ensuite, l'employeur dispose d'un délai de sept jours calendaires à compter de la réception de la mise en demeure pour régulariser la situation en transmettant les informations requises au salarié.

Si l'employeur ne réagit pas, le salarié pourra saisir le Conseil de prud'hommes pour demander 1) la communication des informations manquantes et 2) la condamnation de son employeur à lui verser des dommages et intérêts si le manquement de l'employeur lui a causé un préjudice.

Les informations destinées aux salariés en CDD

Enfin, l'article 2 du décret pris en application de la loi n° 2023-171 du 9 mars 2023 a fixé les conditions dans lesquelles les salariés en CDD (et en intérim) peuvent demander à l'employeur la liste des postes en CDI à pourvoir dans l'entreprise (article D 1242-8 du Code du travail pour les CDD).

Cette demande est ouverte aux salariés ayant au moins 6 mois d'ancienneté. La procédure est la suivante :

• Le salarié doit formuler sa demande par tout moyen donnant date certaine à sa réception (LRAR, lettre remise en main propre, courriel).
• L'employeur dispose d'un délai d'un mois à compter de la réception de la demande pour fournir par écrit au salarié la liste des postes en CDI à pourvoir correspondant à sa qualification professionnelle.

Cette procédure s'applique pour les deux premières demandes du salarié dans l'année civile en cours. Elle ne s'applique plus à compter de la troisième demande.

Toutefois, pour les entreprises de moins de 250 salariés, cette procédure s'applique uniquement à la première demande. À compter de la deuxième demande, si la réponse est inchangée, l'employeur peut répondre oralement à la demande du salarié.